Einige Wochen vor dem „Auftritt zu Pferde“ fahren Mitglieder des Vereins zum Veranstaltungsort, um mit dem Veranstalter eine Besichtigung des Sattelplatzes, des Festplatzes und der Festzugstrecke vorzunehmen. Dieses hat sich in den letzten Jahren bewährt, da hierdurch oft Probleme angemerkt wurden, die dem Veranstalter nicht bewusst waren. Zudem erkundigt sich der Verein über traditionelle Gegebenheiten bei der Veranstaltung, wie z. B. Böllerschüsse bei der Parade.

Ein Beispiel für den zeitlichen Ablauf eines Auftritts mit Pferden

09:00 Uhr Neun 2-3-Personen-Teams holen mit Auto und Anhänger jeweils zwei Pferde von unterschiedlichen Höfen in der Region.
10:00 Uhr Alle Fahrzeuge mit Material- und Pferdeanhängern starten von einem zentralen Sammelpunkt in der Nähe von Freckenhorst.
12:00 Uhr Der Verein trifft mindestens eine Stunde vor Beginn des Festzuges am Sattelplatz des Veranstalters ein. Hierdurch besteht genügend Zeit für die Vorbereitung und diese Ruhe wird auch auf die Pferde übertragen. Kurzfristige Änderungen am Veranstaltungsablauf oder Umzugsstrecke können noch besprochen und ggf. besichtigt werden.
12:15 Uhr Nach dem Abladen der Pferde und des Material stärken sich die Reiter und alle Helfer mit einem kleinen Mittagssnack.
12:30 Uhr Die Pferde werden geputzt und gesattelt. Unter anderem wird das Paukenpferd mit dem Spezialsattel vorbereitet.
12:50 Uhr Die Reiter ziehen ihre Uniformen an.
13:00 Uhr Aufsitzen und erste Gewöhnungsrunde für Ross und Reiter. Die gesamte Auftritts-Formation des Berittenen Fanfarenzugs reitet vor der Darbietung in kompletter Montur (ggf. mit Musik) einige Minuten lang, um zu sehen, ob sich alle Pferde
ordnungsgemäß bewegen.
13:20 Uhr Die Formation macht sich auf dem Weg zum Startplatz des Festumzugs.
13:30 Uhr Start des Festumzugs
14:45 Uhr Ende des Festumzugs
15:00 Uhr Die Pferde werden abgesattelt und das Material gereinigt.
15:30 Uhr Die Pferde werden verladen und der Sattelplatz gereinigt.
17:15 Uhr Die Pferde sind zurück auf ihrem Hof und werden gefüttert.
18:00 Uhr Auftritt Ende

Beschaffenheit des Sattelplatzes

Da die Pferd und das Material in der Regel mit neun PKWs jeweils mit Anhänger transportiert werden, ist eine Grundfläche von etwa 40 x 15 Meter oder 20 x 30 Meter erforderlich. Der Platz sollte einen festen und staubfreien Untergrund haben (Parkplatz oder Rasenfläche), für Durchgangsverkehr gesperrt sein und wenn möglich über Sanitäranlagen verfügen.